چالشهای متعارف در مدیریت پروژه و نکاتی در رفع آنها قسمت اول

چالشهای متعارف در مدیریت پروژه و نکاتی در رفع آنها

مقدمه :

هر مدیر پروژه ای جدا از اینکه چه میزان تجربه دارد و از چه رزومه ای برخوردار است، در مواجهه با پروژه ها به نوعی به یک چالش و رقابت فراخوانده می شود. رقابتی که به موجب آن دانش، هنر، زیرکی و مدیریت در پیشبرد امور را در آن نمایش خواهد داد که این رقابت یک بعد از چالشهای متعارف در مدیریت پروژه میباشد.

در این سری از مطالب به چالش های مهمی که هر مدیر پروژه ای با آن رو به رو است پرداخته و نکاتی را برای غلبه بر آن ها و استفاده ی صحیح از توانمندی های مدیران پروژه در مسیر انجام صحیح پروژه مطرح خواهیم کرد.

 

۱-     ضرب‌الاجلهای غیرواقعی موجود در چالشهای متعارف در مدیریت پروژه و نکاتی در رفع آنها:

تقریبا تمامی مدیران پروژه از ضرب الاجل های از پیش تعیین شده برای پروژه ها گله مند هستند. البته در تمامی پروژه ها ضرب الاجل های پیش بینی شده ای وجود دارد که کاملا طبیعی و غیر قابل کنترل است. اما در بسیاری از موارد دیده شده که معمولا تاریخ هایی که برای اتمام بعضی از فاز های پروژه پیش بینی شده اند معمولا دخلی به محدوده ی پروژه داشته و وابستگی چندانی به روند اجرائی پروژه ندارند.

در بسیاری از پروژه ها که محدودیت زمانی ندارند، می توان راهکارهایی برای کنترل برنامه ی زمانی در مورد ضرب الاجل ها اتخاذ کرده و به این ترتیب به راحتی می توان فشار ناشی از این ضرب الاجل ها را هم بر مدیر پروژه و هم تیم اجرا و نهایتا تاثیر منفی ای که بر خروجی پروژه دارد، تحت کنترل قرار داد.

اما کنترل این ضرب الاجل ها نیازمند یک برنامه ریزی خلاقانه، تحلیل و بررسی راه کار ها و برنامه های جایگزین و ارتباط درست و صادقانه با مشتریان است.

در گام های بعدی، می توانید ارتباط میان ضرب الاجل ها با اهداف پروژه را استخراج کرده و با ترتیب یک برنامه ی زمانی میان این پروژه و پروژه های دیگر سازمان، برنامه ی مدون پیش برد فرآیند های متناسب با روابط تعیین شده تنظیم کنید و به این ترتیب در کاهش استرس ناشی از ضرب الاجل های سرزده موفق خواهید بود.

 

۲-     پیدایش تغییر در محدوده پروژه در بحث چالشهای متعارف در مدیریت پروژه و نکاتی در رفع آنها:

از قواعد مهم در مدیریت پروژه ها این است که تغییر اجتناب ناپذیر است. اما آن چیزی که معمولا چالش به حساب می آید، تغییرات کنترل نشده ای است که به خزش در پروژه ها معروفند و باید از آن ها جلوگیری شود. یک مدیر پروژه ، تقاضاهایی را که در روند پروژه ابراز می شوند به دقت بررسی کرده و میان تاثیر ناشی از یک تغییر و جایگزین های آن یک ارتباط منطقی و درست برقرار کند.

به یاد داشته باشید که شما هرگز نمی توانید از تغییرات چشم پوشی کنید و نسبت به خواسته ی مشتریان خود بی تفاوت باشید اما بهتر است در کمال آرامش و با حفظ اصول ارتباط با مشتری به آن ها توضیح دهید که هر گونه تغییر ناگهانی در روند پروژه می تواند به تغییر در برنامه ی زمان بندی شده، هزینه ها و کیفیت محصول نهایی منجر شود.

 

۳-     عدم موفقیت در مدیریت ریسک  درحیطه مدیریت پروژه:

در قریب به ۱۰۰% پروژه ها در طرح پروژه لیستی از ریسک هی ممکن برای پروژه نیز پیش بینی می شوند اما در کمتر از ۲۰% پروژه ها برای کنترل این ریسک ها و مواجه با آن ها برنامه ریزی و راه حل قابل قبول و مطالعه شده ای ارائه و اجرا می شود.

چنانچه ریسک های احتمالی شناخته شوند و تیم اجرا با آن ها آشنا باشند به راحتی می توان در هر فرآیند احتمال و تاثیری که ریسک ناشی از آن می تواند در پی داشته باشد تعیین کرده و آماده ی مواجه با آن شد و بهترین و موثرترین عکس العمل ممکن را در مقابل آن از خود بروز داد.

درباره نویسنده

پروژه های بزرگ و کوچک زیادی را در داخل و خارج از کشور انجام داده ام. تمامی مطالبی که در اینجا می نویسم نیاز های روزانه من بوده است و کاربرد عملیاتی دارد. مطمئنا روزی به درد شما هم می خورد، پس با دقت بخوانید!

نوشته های مرتبط