قواعد پایه در برگزاری جلسه پرزنت شرکت و خدمات

پرزنت شرکت برای اولین بار به یک شرکت خریدار خدمات می تواند استرس زا و سخت به نظر برسد. اما رعایت قواعد زیر می تواند این امر را ساده کند.

قاعده اول: همه افراد تیم را به تیم مقابل معرفی کنید.

اگر فردی که در جلسه همراه شماست، به اندازه کافی برای معرفی در جلسه مهم نیست، پس اشتباه کردید که او را با خود به جلسه برده اید. همه افراد حاضر در جلسه مهم بوده و باید به تیم مقابل معرفی شوند. معرفی سبب می شود که تیم مقابل انسجام سازمانی شما را درک کند، با نام برندتان آشنا شود و همین طور بداند که در چه حول و حوشی باید صحبت کند.

الف. اگر یکی از اعضای تیم شما با تاخیر به جلسه رسید، در اولین فرصت ممکن او را به جمع معرفی نمایید.

ب. هرگز در جلسه به اعضای تیم خود خرده نگیرید.

ج. هر چه تیم خود را بالا ببرید، خودتان ارزش بیشتری کسب خواهید کرد. لذا لحن بیانتان در معرفی افراد تیم به گونه ای باشد که گویا باعث افتخار شماست. افراد باید به مراتب بزرگتر از آنچه در نظر شما هستند به تیم مقابل معرفی شوند، چرا که در نظر شما و به دلیل معاشرت زیاد با اعضای تیمتان، مهارت ایشان تکراری شده است، ولی در دید تیم مقابل این طور نیست.

د. در صورتی که نیاز به معرفی شخصی کل تیم بود ( معمولا در جلساتی که با نمایندگان مجلس و یا سازمان های بزرگ گذاشته شده و افراد حاضر در جلسه بالای 6 نفر باشند این اتفاق می افتد.) حتما هد تیم معرفی را شروع کرده و بقیه اعضای تیم مانند او به معرفی خود می پردازند.

“مثلا، من حسن تقوی هستم. مدیر بخش بازرگانی شرکت ایکس و در جلسه امروز مسئول پیدا کردن نقاط مشترک و تنگناهای همکاری در حوزه صادرات ماده ایکس هستم. ”

قاعده دوم: وارد مسایل خصوصی نشوید، اطلاعات خصوصی ندهید.

ممکن است در جلسه فضای گفتگو باز شود، فقط سرپرست تیم گفتگو کننده اجازه مزاح در جمع را دارد و افراد دیگر نباید در مزاح وارد شوند. هیچ یک از اعضای تیم اجازه گفتگو در خصوص مسائل دینی، سیاسی و یا شخصی را ندارد.

الف. سرپرست تیم فقط با سرپرست تیم مقابل می تواند وارد بحث های غیر رسمی شده ( در چارچوب مجاز) و بقیه تیم نباید وارد این حیطه شوند.

ب. اطلاعات شخصی افراد نباید وارد جلسه شود. مثلا در جلسه ای یکی از اعضای تیم دیر به جلسه می رسد. سرپرست جلسه بهانه ای می آورد که مثلا ایشان به دلیل مشغله در پروژه X در جای دیگری است. در این حین فردی از اعضای تیم، به ناگاه می گوید، البته امیدوارم او خواب نمانده باشد، چون تا ساعت 10 می خوابد.

این شوخی می تواند چند ضربه به تیم بزند.

  1. سرپرست تیم را به دروغگو تبدیل کرده و
  2. شرکت را بی نظم جلوه دهد که کارمندش تا 10 صبح خواب می ماند.

قاعده سوم: جهت جلسه را مشخص کنید.

مطمئن باشید که معرفی اولیه شما به اندازه کافی گویاست و موارد زیر را در بر دارد. معرفی اولیه می تواند به این سئوالهای تیم مقابل پاسخ دهد:

  1. آیا این افراد برای سئوال پرسیدن آمده اند و یا برنامه مشخصی دارند.
  2. ایا اینها کسب و کار ما را می­شناسند.
  3. آیا در موضوع بحث این افراد متخصص هستند و یا عده ای نوپا؟
  4. آیا می توانند تصمیم بگیرند و یا فقط نماینده مدیران هستند؟

 

اما ترتیب معرفی چگونه باید باشد؟

  1. نام کامل فرد
  2. رده شغلی
  3. دلیل حضور در جلسه

در مورد سرپرست تیم مذاکره کننده که عمدتا بالاترین رده سازمانی می باشد، معرفی اولیه باید به این صورت باشد:

  1. مقدمه و معرفی دلیل حضور
  2. معرفی افراد حاضر در جلسه

 

برای بخش اول، یعنی معرفی دلیل حضور، باید به بیان این موارد توجه داشت:

  1. مهمترین چیزی از این جلسه می خواهید داشته باشید چیست؟
  2. امروز دنبال یافتن جواب چه سئوالی از سوی تیم مقابل هستید؟
  3. چرا درخواست جلسه با تیم مقابل را داده اید؟
  4. چه چیزی از تیم مقابل شما را به وجد آورده است؟
  5. چه تخصص هایی در تیم شما وجود دارد که تیم مقابل باید بداند؟

 

*** سایر نکات:

  1. از قاعده Gift and Hook استفاده کنید.

این قاعده می گوید که مهارت های شما که می تواند برای تیم مقابل پول ساز یا ارزش آفرین باشد، به عنوان هدیه شما به تیم مقابل است. لذا در برابر هدیه ای که به تیم مقابل می دهید، همیشه یک دستاویز برای تیم مقابل ایجاد کنید.

مثلا آقای حسنی مسئول ارزیابی ریسک شرکت X هستند. ایشان می توانند در زمینه مخاطرات ناشی از عدم لحاظ شدن بیمه عدم نفع در پروژه ی Y در این جلسه مورد مذاکره شما باشند.

  1. در بخش های مختلف جلسه به جای این که همه سئوالات را خودتان جواب دهید، به افراد حاضر در جلسه هم پاس بدهید.

درباره نویسنده

پروژه های بزرگ و کوچک زیادی را در داخل و خارج از کشور انجام داده ام. تمامی مطالبی که در اینجا می نویسم نیاز های روزانه من بوده است و کاربرد عملیاتی دارد. مطمئنا روزی به درد شما هم می خورد، پس با دقت بخوانید!

نوشته های مرتبط