راهکارهای مدیریتی که هر مدیر پروژه ای باید بداند

اگر از مجرب ترین مدیران پروژه بپرسید که چه عاملی باعث شکست و عدم موفقیت در یک پروژه خواهد شد بی تردید پاسخ اکثر آن ها این است : عدم برقراری ارتباطی درست و سالم در تیم اجرایی. در یک پروژه ی عمرانی ممکن است ساعات بسیار و هزینه های هنگفتی فقط و فقط به دلیل کوتاهی در ارتباطات میان افراد صورت پذیرد. اما علی رغم این مشکلات موارد مهم دیگری نیز وجود دارد که لازم است هر مدیر پروژه ای پیش از شروع گار از آن ها آگاه باشد.

در ادامه به ۳ راه کار برای مدیران پروژه در جهت برقرای ارتباط درست با تیم اجرائی خود اشاره شده است :
۱ – تمامی اطلاعات حیاتی هر پروژه باید در اختیار تمامی افراد قرار گیرد:
در بسیاری از پروژه های سازمانی دیده شده است که تیم اجرائی به شکل عمدی از اطلاعات حیاتی پروژه بی اطلاع می مانند. توجه به این نکته ضروری است که نه تنها تیم ساخت و مشتریان، بلکه تمامی مدیران و پیمانکاران و حتی مسئولین شهرداری و … نیز که در موفقیت و اجرای صحیح پروژه ی شما دخیل هستند، می بایست در جریان اطلاعات حیاتی پروژه قرار گیرند. پس برای اطمینان از اجرای به موقع مراحل بعدی پروژه لازم است مطمئن شوید که تمامی افراد تمامی اطلاعات لازم و ضروری را دریافت کرده اند.

۲- اطلاعات بیش از حد نیاز داده نشود :

دلیل این نکته این است که لازم نیست افراد بیش از حد در جزئیاتی که به آن ها مربوط نیست درگیر شوند. در موارد بسیاری دیده شده است که اگر به افراد اطلاعاتی بیش از اندازه داده شود، دچار سردرگمی شده تا حدی که دیگر قادر نخواهند بود وظایف خود را به خوبی انجام دهند. پس تنها اطلاعات حیاتی مورد نیاز هر فردی را در اختیارش قرار دهید. چرا که به تجربه ثابت شده افراد زمانیکه اطلاعات را به حد نیاز دریافت می کنند قادر خواهد بود وظایفشان را به درستی انجام دهند.

۳- مراحل پروژه را به سرعت تائید کرده و از تاخیر نا به جا بپرهیزید :

کاغذ بازی ها و تعلل در تائید هر مرحله از کار از دلایل عمده ی تاخیر در پروژه هاست. اگر شما به عنوان یک مدیر روند این تائیدات و تغییرات را ساده نکرده و به سرعت انجام ندهید، به مرور شاهد آن خواهیم بود که کارمندان و تیم اجرا نیز به همین بهانه در انجام وظایف خود کوتاهی خواهند کرد. اگر یک مدیر روند اجرائی پروژه را ساده کند دیگر شاهد بهانه جوئی ها و تاخیرات پیش بینی نشده در پروژه نخواهد بود. امور اداری و کاغذ بازی های پیچیده از دلایل عمده ی تاخیر در بسیاری از پروژه های ملی و بزرگ است. اما خب در پروژه های کوچکتر قطعا این روند سریع تر و تاخیر کمتری نیز در کار مشاهده می شود. امروزه در بسیاری از کشورهای توسعه یافته تا حد امکان پروژه های بزرگ یا خرد و کوچک می شوند و یا امورد اداری در خصوص آن ها تسهیل می شود. در مشاوره مدیریت این مراحل بسیار مهم می باشند.

درباره نویسنده

پروژه های بزرگ و کوچک زیادی را در داخل و خارج از کشور انجام داده ام. تمامی مطالبی که در اینجا می نویسم نیاز های روزانه من بوده است و کاربرد عملیاتی دارد. مطمئنا روزی به درد شما هم می خورد، پس با دقت بخوانید!

نوشته های مرتبط